Сеть гибких офисов Aspace автоматизировала обслуживание 12 площадок общей площадью более 49 000 кв. м, на которых размещено 6 866 рабочих мест. Для управления сервисными процессами компания внедрила платформу Okdesk, объединив в едином контуре работу с арендаторами, эксплуатацию объектов и внутренний контроль качества.
Система используется для регистрации обращений резидентов, постановки внутренних задач и проведения планово-предупредительных работ. Сотрудники Aspace создают заявки по итогам обходов площадок, что позволяет устранять эксплуатационные вопросы до того, как их заметят клиенты. Также в Okdesk ведутся чек-листы для ежедневного контроля менеджеров.
Платформа позволяет компании отслеживать соблюдение SLA по различным типам обращений и анализировать статистику нагрузки. Отчеты системы помогают выявлять отклонения в качестве сервиса и корректировать процессы на основе накопленных данных. Aspace также использует систему для сбора обратной связи и оценки уровня удовлетворенности арендаторов.
Операционный директор Aspace Мария Грибакина отметила, что цифровизация позволяет видеть операционные процессы целиком. Данные из Okdesk служат основой для постоянного улучшения качества клиентского опыта и эволюции сервиса компании.