Компания YADRO внедрила системный подход к оптимизации рабочих встреч в подразделении GSM-тестирования. На основе данных фокус-группы из 14–28 инженеров удалось сократить общее время совещаний на 188 часов в месяц, что эквивалентно высвобождению нагрузки одного специалиста.
Процесс оптимизации включал анализ внутренних встреч, частных обсуждений и рабочих групп. Для внутренних созвонов ввели жесткую модерацию, тайминг выступлений и перенос статусных обновлений в чаты. Это позволило сделать встречи короче и сфокусированнее, а также сократить количество участников.
Для работы в межфункциональных группах была внедрена матрица ответственности RACI, определяющая роли каждого участника. Аналитиков обучили фасилитации, чтобы они могли модерировать встречи, вести повестку в Confluence и привлекать только тех сотрудников, чье присутствие необходимо для решения конкретных задач.
Команды получили право самостоятельно определять частоту встреч, если это не влияет на сроки и качество тестирования. В результате некоторые ежедневные совещания были переведены в формат встреч через день. Подход базируется на принципах Agile и предполагает непрерывное совершенствование процессов.
